文件及文件夹(目录)命名方法


  • 电脑文档存放位置:

1.1、电脑上有很多资料,找一个空间大一点的盘符(除C盘以外,因为加入系统崩溃了,C盘资料有可能全部丢失),看上去比较干净整洁的,我们可以选择F盘

  • 电脑文档分类整理:

1.2、新建一级文件夹,名字叫【work】,采用英文命名比较好,在查找文件夹的时候,直接在键盘上,大写输入首个英文字母就可以进行快速定位。

1.3、新建五个文档分类文件夹(B_基础资料  F_发文  L_临时文件 M_各种文档模板  S_收文),用于存放不同的文档(使用英文首字母命名),这五类文档基本可以涵盖办公室工作中的所有文档类型了,这些文档文件视图方式建议都采用详细信息。

1.3.1【B_基础资料】文件夹,用于存放单位的基础资料,例如:公司简介,各项制度、公司历史事件、公司人员架构、企业文化等文档,这个文件夹存放的是本单位经常用到的基础信息。

1.3.2【F_发文】文件夹,用于存放公司的对外的发文,如通知、函等,这个文件夹记录公司往来信息,加入文件过多,可以新建文件夹,按照年份来区分。

1.3.3【L_临时文件】文件夹,用于存放暂时使用的文件,过后可以删除的文档,例如:QQ临时文件、告知、自己新建的一些临时文件,假如文件过多,或者需要保存一段时间的,也可以先建个文件夹留起来。

1.3.4【M_各种文档模板】文件夹,用于存放单位内部经常使用的文档,各种证明文件,例如:单位证明、工资证明、假如公司有特殊规定需要保留所有开具过来的证明,也可以建个文件夹保存起来。

1.3.5【S_收文】文件夹,用于存放公司收到的各种通知文件,例如:公报、公文、通知等,假如文件过多,可以新建文件夹,按照年份来区分。

  • 文件或文件夹命名方法:

如图

为了更好的整理自己的文件,可增加几个特殊的符号,用于标识不同状态的文件:

  1. !(叹号)——标注重要的文件或者文件夹

2、#(井号)——标注等待处理的文件或者文件夹

3、@(@号)——标注正在处理的文件或者文件夹

对那些处理完毕的文件,应该放在合适的文件夹当中,因此不作特殊符号的标注。这些符号的使用,是作为文件命名的首字应用,如此一个文件夹中,标注特殊符号的文件会排列在一块,查找和使用起来会比较方便。

  • 电脑桌面的清理

电脑系统里增加新的文件时,先把文件放在桌面,然后对收集的新文件进行处理,处理完成后,归档到不同的文件夹当中。如果需要持续多天进行处理的话,就一直放在桌面,直到处理完成。文件处理的过程,就相当于清理桌面的过程。

桌面的清理,每天都要进行,尽可能的把堆在桌面的文件清理掉。这些文件一般有两个归属,那些没什么价值的文件,直接删除;那些有些价值的文件,处理完毕后,归档到不同的文件夹当中。处理中的、待处理的文件,就堆砌在桌面之上,随时的警告自己,要尽快的处理,留给自己一个清洁的桌面。

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